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Les responsables Ressources humaines font partie des piliers responsables du développement d’une société. Ils sont soumis à des fonctions diverses qui font toute la difficulté de leur métier. Ainsi, pour être efficaces, les RH doivent être persévérants et flexibles dans leur façon de travailler. Pour veiller au bon fonctionnement de leur entreprise, les responsables des Ressources humaines sont tous les jours confrontés à des défis.

Le recrutement

Le recrutement est une des missions principales des RH. Certaines personnes tendent même à penser que c’est leur seule fonction, ce qui n’est pas le cas. Recruter de nouveaux collaborateurs est une tâche assez complexe. Préparer un recrutement nécessite effectivement beaucoup de préparations, et ces dernières sont toutes prises en charge par le RH. Pour faire un recrutement, il est essentiel de :

• Établir le profil recherché
• Rédiger l’offre d’emploi
• Présélectionner des dossiers l’entretient
• Effectuer l’entretien, incluant la négociation de la rémunération.

Il est aussi à préciser qu’un recrutement doit toujours se faire de manière stratégique, avec beaucoup de vigilance. C’est effectivement l’étape qui va vous permettre de trouver la personne qui convient le mieux au poste vacant. Comme l’entretien ne peut durer que quelques minutes, les responsables RH se doivent de poser directement les questions essentielles. Ils se doivent de découvrir les compétences du candidat, ses motivations personnelles et ses spécificités pour décider ou non s’il convient au poste.

La gestion du changement

Le département RH est évidemment responsable de tous les aspects humains d’une entreprise. Le premier changement est bien évidemment le recrutement, mais il ne faut pas non plus oublier le licenciement. Si recruter est difficile, virer ne l’est pas moins. Pour y parvenir, les responsables RH doivent être fermes et rester professionnels. Décider de licencier un employé nécessite également une bonne limite de l’empathie. Outre l’embauchage et le licenciement, il y a dans une entreprise beaucoup d’autres changements qui sont entrepris par les RH :

• Les formations des nouvelles recrues
• L’organisation des équipes
• La modification des postes
• L’organisation de l’emploi du temps des employés

Le paiement des salariés

Puisque les responsables des Ressources humaines ont contribué aux négociations de salaire ainsi qu’à la signature de contrat avec chaque employé, ils sont naturellement impliqués lors du paiement. Il fait effectivement partie de leur fonction de calculer la rémunération de chaque salarié et de s’assurer que chacun reçoit sa paie. Pour faire le calcul du salaire, ils doivent d’interagir avec les comptables de la société pour pouvoir vérifier le nombre de jour ou d’heure de travail d’un salarié. À noter qu’ils vérifient la présence de chaque salarié tous les jours. Il est à préciser que le paiement peut se faire par virement bancaire, par chèque ou en liquide. Dans tous les cas, ce sont les RH qui en sont responsables.

Étant une démarche importante au sein de la politique des ressources humaines, le recrutement se doit de se focaliser sur les diverses activités qui touchent la gestion du personnel.

Les missions principales des ressources humaines

La mission principale des ressources humaines concerne généralement la gestion, la mobilisation, mais aussi le développement des premières ressources d’une entreprise. De ce fait, il leur incombe d’entamer les recrutements des candidats potentiels pour les intégrer dans leur équipe. Néanmoins, malgré le fait qu’embaucher une personne puisse être facile à faire, les responsabilités qui se cachent derrière l’embauche peuvent être complexes. Ceci dans le sens où les compétences concrètes de la personne embauchée peuvent diverger de celles escomptés durant le recrutement. De plus, le service des ressources humaines doit également s’occuper du développement des compétences du personnel au sein d’une entreprise particulière. Ils doivent alors faire des formations pour permettre aux salariés de s’adapter aux évolutions de la technologie, de développer la productivité ou encore de les aider à évoluer dans leurs carrières.

Les ressources humaines pour faire du sourcing

C’est une tâche importante qui s’opère au sein de la gestion des ressources humaines. En effet, dans la mesure où l’objectif principal d’un recrutement reste la mise à disposition à l’entreprise d’une liste de candidats potentiels parmi lesquels le choix doit se poser, sa tâche demeure lourde. En parallèle, les ressources humaines doivent aussi s’assurer du succès de la démarche de sélection afin de réduire le nombre de candidats pertinents pour le poste. Une sélection qui vise également à accroître la réserve des postulants pour les futurs recrutements tout en gardant une balise des coûts du recrutement de l’entreprise. Sinon, la planification du nombre de personnes à recruter, la définition des objectifs organisationnels de l’entreprise et de ses besoins incombent également à la gestion des ressources humaines.

Les bonnes démarches pour assurer la réussite d’un recrutement

Afin de mener à terme le processus de recrutement, plusieurs étapes doivent être suivies. D’abord, il faut poser le poste et les besoins réels de l’entreprise. Puis, il faut définir la durée du contrat : CDD, CDI ou travail temporaire sur mission. Puis vient l’identification des sources de recrutement, internes ou externes. Le marché interne est reflété par les promotions, les mutations ou la rotation des postes en interne. Et les motifs du recrutement externe peuvent varier : inexistence de personnes compétentes au sein de l’entreprise, etc. À partir du moment où cette planification est bien posée, les ressources humaines passent à la diffusion du poste via un recrutement digital, des cabinets de recrutement u encore des agences pour l’emploi. Après la diffusion, des candidats peuvent répondre et il faudrait passer à la sélection. Seuls les candidats potentiels seront retenus et recrutés.

Parmi les différentes fonctions existant au sein de l’entreprise, la fonction RH occupe une place prépondérante. Sa mission principale est de s’assurer que l’entreprise dispose de suffisamment de personnel pour réaliser les tâches. Il lui incombe également de s’assurer que chaque personnel contribue efficacement au développement de l’entreprise.

Importance du facteur humain dans l’entreprise

On a souvent tendance à minimiser la valeur de l’être humain dans les entreprises. En effet, l’élément matériel devient une priorité pour les dirigeants. On investit des millions pour disposer d’un équipement moderne et à la pointe de la technologie ou pour avoir un logiciel de gestion efficace. En revanche, lorsqu’un employé demande une augmentation de salaire ou quelques avantages supplémentaires, on lui rétorque un refus catégorique.

Il est vrai que sans les apports financiers et matériels, l’entreprise n’existe pas. Cependant, on doit bien admettre l’importance fondamentale du facteur humain. La production et la création de richesse sont possibles grâce aux travailleurs. Déjà, il faudrait qu’ils soient déterminés et motivés. Lorsque les employés s’impliquent fortement dans leurs travaux, les clients sont satisfaits et les ventes augmentent automatiquement.

Il devient primordial et impératif de donner au capital humain la place qu’il mérite si l’on veut que l’entreprise soit performante et atteigne rapidement son objectif

Une gestion optimale des RH pour une meilleure performance

La gestion des ressources humaines est une lourde tâche, car il n’est jamais facile de comprendre le comportement des employés. De plus, on ne peut pas toujours répondre à leurs attentes. Il faut mettre en place un système de gestion qui répond à la fois aux besoins de chacun et favorise également le développement de l’entreprise.

Si on veut que l’entreprise soit performante, il va falloir gérer le taux d’absentéisme ainsi que le turn-over. Aussi, il faut effectuer régulièrement une évaluation du personnel afin de mesurer les efforts fournis par chacun. C’est indispensable pour pouvoir prendre à temps des mesures correctrices.

Afin de réduire le taux d’absentéisme, il est judicieux de revoir les conditions de travail et l’ambiance au sein de l’équipe. En outre, il est également très important de reconnaître les efforts fournis par les collaborateurs en récompensant les meilleurs. Les faibles sont à encourager.

Pérennité et développement de l’entreprise

La gestion du personnel ne vise pas uniquement les besoins ponctuels de l’entreprise. Elle doit se focaliser essentiellement sur le futur. Dans ce sens, il est nécessaire d’établir une politique de recrutement et de formation adéquate en rapport avec la situation au niveau de l’entreprise.

Le recrutement est nécessaire non seulement pour combler les places vacantes, mais également pour prévoir le remplacement des futurs retraités. En outre grâce à la formation, on améliore la capacité des collaborateurs. Ce qui demande certes, un investissement, mais cela contribue à l’amélioration de la performance.

Un véritable levier de compétitivité, l’externalisation des Ressources humaines est un meilleur moyen de gagner plus de productivité pour les entreprises. Beaucoup font recours à ce genre de solution de gestion pour un besoin de création de valeur et de performance. Quand l’entreprise décide de faire une externalisation des activités RH, cette dernière se sépare d’une activité réalisée en interne de manière totale ou partielle. Elle laisse la gestion des ressources humaines au profit d’un prestataire spécialisé. Un contrat pluriannuel et d’engagement de résultat accompagne souvent cette délégation de fonction. Le but pour l’entreprise est d’externaliser les activités non stratégiques.

L’externalisation des ressources humaines réduit les coûts

L’un des principaux avantages de l’externalisation RH est la réduction des coûts liés à la gestion des ressources humaines :

• Dépenser moins en salaires : Le responsable des ressources humaines gagne beaucoup par an, plus les avantages. Selon la taille du service des ressources humaines, une petite ou moyenne entreprise peut facilement dépenser des centaines de milliers d’euros en personnel. La sous-traitance de ces emplois à un prestataire en externalisation peut réduire considérablement ces dépenses.
• Réduction des coûts d’embauche et de formation : Une étude menée par la Société de gestion des ressources humaines a révélé qu’il en coûte en moyenne 4 129 € ou plus pour engager un employé et plus de 2500 € pour le former. L’externalisation permet de réduire les dépenses associées à l’embauche.

Consacrer moins de temps aux fonctions des ressources humaines

Cela permet à l’entreprise de consacrer plus de temps aux objectifs stratégiques de vente et de croissance et d’accroître son chiffre d’affaires. Les recherches montrent que les propriétaires d’entreprise ne consacrent que 30% de leur temps à des fonctions professionnelles réelles. Le reste de leur temps est consacré à des tâches administratives et autres qui ne contribuent pas aux revenus.

Comment l’externalisation des ressources humaines aide les petites entreprises à se développer ?

La sous-traitance des ressources humaines a un effet positif sur les petites et moyennes entreprises. Premièrement, cela aide les petites entreprises à être concurrentielles. Cela leur permet de tirer parti des entreprises de ressources humaines sophistiquées au lieu de développer cette expertise en interne. Le propriétaire de l’entreprise peut se concentrer sur ses activités principales et conserver ses avantages concurrentiels. Les dirigeants de l’entreprise n’ont pas à se laisser distraire par des problèmes de ressources humaines. Deuxièmement, cela réduit les coûts liés à la gestion des personnels. Dans ce cas, ces entreprises de petite taille peuvent se concentrer sur leur stratégie de vente et satisfaction clientèle et disposent une marge de temps opportun pour développer une stratégie concurrentielle efficace.

Gestion des risques

Les entreprises d’externalisation en ressources humaines aident les entreprises à minimiser les risques. Les lois sur l’emploi et le travail changent régulièrement et il peut être difficile pour les employeurs de se tenir au courant des réglementations qui affectent le lieu de travail. L’application externalisée la plus courante est la paie. Souvent la gestion de la paie peut être complexe et non pas une fonction essentielle de l’entreprise.

Pour une meilleure efficacité, il est nécessaire d’utiliser un outil de gestion performant. Le but étant d’atteindre un résultat satisfaisant à moindre coût et dans le meilleur délai possible. L’ERP est très pratique pour la gestion financière ou des achats. Mais il est également préconisé pour la gestion des ressources humaines.

Qu’est-ce qu’on entend par ERP ?

Grâce à l’évolution technologique, les entreprises ont pu améliorer significativement leurs résultats. Des outils innovants et perfectionnés ont permis d’optimiser les méthodes de travail et d’atteindre plus rapidement les objectifs fixés. Parmi ces outils figure l’ERP « Enterprise Resource Planning ».

Il s’agit d’un logiciel de gestion d’entreprise dont le principe est de centraliser sur une même plateforme les données concernant les différents services au sein de la société. Prenons l’exemple d’un employé qui demande un congé annuel. Celui-ci va effectuer sa demande sur la plateforme. La requête sera immédiatement transmise à son supérieur hiérarchique. Après validation de ce dernier, le responsable RH sera notifié de la décision et effectue également sa propre validation. Enfin, le responsable administratif effectue une mise à jour dans la fiche de congé. Toutes ces étapes s’effectuent en quelques minutes !

Si auparavant, le processus demandait quelques jours, grâce à l’ERP il ne prendrait que quelques instants.

Les avantages de l’ERP pour la gestion RH

L’ERP apporte une vraie révolution dans la gestion du travail. En effet, si auparavant, toutes les tâches et les correspondances s’effectuent manuellement, avec l’ERP tout est automatisé. Ce qui permet aux responsables RH de mieux optimiser son travail et son temps. D’où plus d’efficacité. Pour les collaborateurs, il n’y a plus de surcharge de travail, plus de déplacement inutile et de va-et-vient d’un bureau à l’autre.

Le responsable des ressources humaines est amené à prendre régulièrement des décisions importantes tout au long de la journée. Mais ces décisions se basent sur plusieurs informations émanant d’autres services. L’ERP permet au responsable de recevoir ponctuellement les informations et données dont il a besoin et de réaliser en même temps les contrôles qui s’imposent. L’ERP est ainsi un gain de temps important pour les responsables. En outre, étant donné que les données sont accessibles par tous selon des autorisations particulières, les risques d’erreur ou de perte de données sont limités.

Les limites de l’ERP

L’ERP est certes très pratique et permet d’améliorer significativement la performance de l’entreprise. Toutefois, les coûts à engager sont très importants. Ce qui représente un frein pour les petites ou moyennes entreprises. Le coût ne concerne pas uniquement son intégration qui nécessite l’intervention d’un professionnel, mais surtout le coût de la licence.

Par ailleurs, il y a d’autres contraintes notamment la réorganisation complète du système d’information au sein de l’entreprise et l’accompagnement des collaborateurs dans l’utilisation du logiciel qui pourrait prendre pas mal de temps.

Peu importe la taille de votre entreprise, votre domaine d’activité et vos années d’expérience en la matière, à un moment ou à un autre, il faudra recruter. C’est une démarche pour le moins compliquée, notamment que les candidats ne respectent pas toujours les profils que vous avez indiqués. Pour ne pas perdre votre temps dans l’analyse de chaque candidature, voici quelques techniques RH que vous pouvez utiliser.

S’adresser à un site de recrutement

C’est une solution très prisée par les grandes marques actuellement. Il faut dire que les sites de recrutement ne manquent pas sur la toile. Ils proposent un accompagnement sur mesure dans la recherche du profil idéal en fonction des critères que vous avez imposés. Le rôle de ces prestataires ne consiste pas uniquement à publier des annonces sur leur interface d’accueil. Ils peuvent aussi vous aider dans le triage des candidatures. Ils ne vous envoient ainsi que les profils qui s’adaptent réellement à vos besoins. Ils peuvent même faire passer des tests aux postulants afin d’estimer leur sérieux et leur professionnalisme.

Faire le tour des CV en ligne

Une autre astuce serait aussi d’éviter de publier les annonces. Toujours sur les sites de recrutement, vous pouvez faire le tour des CV en ligne. Certains professionnels y ont un profil. Vous pouvez donc directement les contacter et leur proposer un entretien.

Mais cette démarche présente quelques inconvénients. En premier lieu, elle peut prendre énormément de temps. En outre, certains candidats ne sont pas connectés en permanence donc ne peuvent pas voir votre demande. Sans compter que d’autres peuvent ne plus être disponibles. Vous avez donc au final un choix assez limité.

Par ailleurs, pour vous entourer des meilleurs, vous devez choisir avec soin le site de recrutement que vous visitez. Généralement, plus il est réputé, plus vous aurez de profils disponibles que vous pourriez consulter gratuitement.

Personnaliser vos annonces

Vous avez envie d’utiliser la vieille astuce de l’annonce de vacances de poste ? Grand bien vous fasse ! Mais dans ce cas, personnalisez le vôtre. Il y a des experts et des sous-traitants qui peuvent vous aider en ce sens. Non seulement, vous devez y présenter votre entreprise, le poste disponible ainsi que les critères pour postuler. Mais vous devez également préciser vos exigences particulières : langues, disponibilités, expériences, acceptez-vous les débutants ? etc. Vous devez également insister sur les conditions pour prétendre à l’emploi : adresse mail, délais, test, et bien d’autres. Insistez bien sur les dossiers à fournir et les conséquences en cas de non-respect de ces normes. Généralement, les recruteurs se contentent de « les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte ». Cela facilitera le tri entre toutes les propositions.