Catégorie dans Management

Quand on est manager, se laisser tenter régulièrement par l’improvisation est souvent dommageable pour atteindre les objectifs que l’on s’est fixés pour son équipe.  Pour pouvoir réussir dans l’exercice de ce métier donc, il faudra disposer d’une boîte à outils bien fourni où il faut trouver plusieurs des éléments suivants.

Les plateformes de gestion de document

Quand vous êtes un manager, vous êtes amené à gérer un certain nombre de documents. Ceux-ci concernent notamment :

• Le dispatch
• Les reportings
• Les comptes rendus de réunions
• Les indicateurs de rendement

Pour ne pas vous perdre parmi ces multitudes de documents que vous devrez par ailleurs partager avec votre direction et les membres de votre équipe, un stockage sur ordinateur ne vous constituez plus une meilleure idée. Mieux vaut privilégier le cloud, en privilégiant des outils comme Google Drive.

Outil de gestion des tâches

Vous êtes à la tête d’une équipe composée d’un grand nombre de membres ? Savoir sur quoi travaille chacun d’entre eux n’est pas du tout facile. Par ailleurs, vous devrez encore vérifier s’il réalise leurs tâches dans le temps. Pour vous faciliter la vie donc, il existe un grand nombre d’outils de gestion de tâches sur Internet. Ils vous permettront notamment d’établir une liste des travaux à confier à chacun des membres de votre équipe et d’y inscrire les deadlines. Vous pourrez les associer à des outils de planification d’activités  vous permettant d’avoir des informations en temps réel sur la progression du travail de chacun afin d’anticiper les retards.

Outil de communication

La communication est un élément central du management. Où que vous soyez donc, vous devrez vous donner la possibilité de pouvoir joindre un ou plusieurs membres de votre équipe. Car vous pourrez vous trouver à distance de ceux-ci, un outil de visioconférence GoToMeeting ou WebEx vous sera d’une grande aide. Vous pourrez notamment en user pour réaliser des présentations ou même pour concourir à la réalisation d’une tâche sans que vous ayez réellement à être présent. Rien ne vous empêche également de vous investir dans les outils de chats à distance comme Skype ou Lync pour favoriser les communications en temps réel au sein de votre équipe.

Calendrier partagé

Nous aurions dû commencer par cet outil, car il s’agit du plus important parmi ceux dédiés à la réussite d’un management de cette nouvelle décennie. Comme pourrait-on en effet permettre à son équipe de parvenir à ses objectifs sans avoir connaissance en temps réel des disponibilités de chacun de ses membres ? Avec un outil de calendrier synchronisable comme Google Calendar, vous saurez lesquels des membres de votre équipe sont en congés, en réunion, en déplacement ou occupés pour un bon moment à la réalisation d’un projet particulier d’un autre département de votre organisation, entre autres.

Mis à part le fait que la révolution du numérique a transformé votre quotidien, il a également bouleversé le modèle d’affaires de bon nombre d’entreprises.

La situation actuelle des TPE/PME face à la digitalisation

Si le digital compromet une mutation de l’ensemble des procédés de l’entreprise, les TPE/PME françaises doivent repartir à zéro avant de se lancer dans cette réforme obligatoire. Cette mutation d’ensemble touche toutes les entités de l’entreprise, un fait qui résume les étapes à suivre dans le processus de digitalisation des TPE/PME que bon nombre des entreprises ne connaissent pas encore aujourd’hui. Toutefois, à l’ère de cette numérisation omniprésente du marché, les TPE/ PME peuvent soutenir de nombreux bénéfices dans le développement significatif de leurs chiffres d’affaires. Plus de 30 millions de consommateurs potentiels en ligne seront ciblés pour garantir un gain en croissance et en productivité, car à l’ombre de la numérisation des services, les PME s’ouvriront davantage à l’exportation. De plus, il y aura une avancée progressive de la personnalisation des relations avec le client : discussions instantanées, démarchages directs, négociations diverses sans intermédiaire, etc. Une transformation numérique de l’entreprise reste également un bon outil pour l’augmentation de la performance du travail d’équipe : échanges diversifiés, communications plus fluides via internet, etc.

Les avantages de la numérisation au sein des TPE/PME

L’avancée des TPE/PME vers la numérisation offre un bon nombre d’atouts tant sur le plan marketing que dans le cadre commercial. La digitalisation de l’entreprise offre aussi des atouts pour la facilitation de l’accès à un marché gigantesque. Du point de vue des clients, elle bouleverse également la transfiguration de la relation du client. Sur le plan marketing et social, les nouveaux outils numériques apportent des atouts exceptionnels pour un bon développement de l’entreprise. Ils fructifient les affaires. De plus, la grande accessibilité aux différentes informations facilite considérablement l’accès à un marché plus vaste puisque la numérisation constitue le seul moyen de mobilisation d’un maximum de personnes en un minimum de temps. De plus, avec la digitalisation des entreprises, on entre dans une nouvelle ère où la relation client est très transfigurée. En effet, ces derniers pourront entrer en contact direct avec l’entreprise et ce dernier peut aussi effectuer ses études de marché sur le client. Sinon, l’utilisation des nouveaux outils numériques développe considérablement l’agilité de l’entreprise que ce soit en interne qu’en externe. La digitalisation réinvente la collaboration interne des employés et des équipes au sein de l’entreprise. La numérisation génère en outre une meilleure qualité de renforcement de l’esprit d’équipe pour insuffler une ambiance prompte à la créativité. Pour se faire, elle utilise des outils de travail collaboratif, des solutions de communication interne : réseau social de l’entreprise, groupes de discussion entre homologues, etc.

Pour une agilité réelle dans l’accomplissement des tâches dans une entreprise, le reporting mural simple, efficace, visible et compréhensible par tous est d’une importance capitale. Les entreprises qui entrent dans la technologie digitale utilisent les meilleurs outils comme les murs de la War room ou de la Swat room pour une meilleure organisation des tâches. Dans ce cas, l’information radiator ou « radiateur d’information » regroupe d’une manière explicite et pratique toutes les informations qui concernent la réalisation d’un projet et montre en temps réel l’état d’avancement d’une tâche spécifique ou d’un projet en cours. Le radiateur d’information indique également l’état d’avancement, les freins et les obstacles liés à la réalisation. Découvrons un peu plus en profondeur ce qu’un radiator information et sa nécessité dans le management du projet d’entreprise.

Pourquoi le radiateur d’information ?

Le radiateur d’information est un outil très utilisé dans un environnement de travail collaboratif et très utile pour une équipe de projet dans une entreprise. Dans un seul lieu qui est accessible et visible à tous, l’information radiator rassemble toutes les informations stratégiques et pertinentes du projet en temps réel. Il permet de savoir à tout moment les principaux indicateurs d’avancement et indique aussi les risques, la performance de l’équipe dans la réalisation des tâches ainsi que les obstacles que rencontrent ces derniers durant la phase clé du projet. Sans management visuel, l’équipe responsable de la réalisation d’un projet n’aura plus la motivation nécessaire pour continuer son parcours. La démotivation chez les employés entraîne des conséquences graves sur la productivité de l’entreprise.

Un radiateur d’information offre de la visibilité à tous les acteurs du projet

L’information radiator met le focus tout de suite sur l’essentiel, c’est pourquoi il offre de la visibilité sur l’avancement du projet et suscite l’intérêt et les échanges. Cet outil efficace est complètement interactif, engageant et toujours en mouvement. Il permet une gestion d’équipe efficace adaptée à chaque situation. Voici les contenus incontournables de l’information radiator pour une agilité réelle :

• Un Taskboard : Il s’agit d’un tableau des tâches et s’agit d’un affichage visuel de la progression de l’équipe pendant la réalisation du projet. Il présente un instantané de l’avancement des tâches permettant à chacun de voir quelles tâches restent à démarrer, qui sont en cours et qui sont terminées.
• Un burndown chart est une excellente vue graphique de ce qui concerne les restes des tâches à faire.
• Les différents obstacles.
• Des métriques claires de qualité et des risques.
• Une visibilité sur les jalons à l’aide d’une Roadmap et le calendrier des livraisons.

Le but de l’information radiator

Un radiateur d’information est généralement dessiné à la main ou imprimé, mais peut également comprendre des graphiques générés par ordinateur et des affichages électroniques. Le but d’un radiateur d’information est d’aider à garder l’équipe concentrée sur ce qui a vraiment besoin de leur attention et de promouvoir la transparence. Une bonne information radiateur est facilement visible par l’observateur occasionnel et intéressé. Il est compris en un coup d’œil et modifié périodiquement. Il se tient facilement à jour et permet d’améliorer les performances d’un manager et des leaders afin de mener correctement et convenablement la réalisation d’un projet d’entreprise.

Le management, notamment le choix d’une bonne méthode, reste un domaine difficile à cerner. Il s’agit, en effet, d’un art de diriger. Or, à défaut d’une meilleure technique, le manager risque de forcer son équipe à se charger des tâches qu’elle ne veut même pas entreprendre. Il peut même finir par imposer certains comportements contraires aux préférences des « managés ».

La méthode ancienne ou le management participatif ?

Le management peut être autoritaire ou participatif. La première stratégie se résume par la méthode la plus classique adoptée par les managers. Elle se base surtout sur les objectifs. L’idée consiste ici à permettre aux salariés de garder leurs propres ambitions ainsi que leurs besoins.

Le management participatif, quant à lui, a vu le jour dans les années 60. Il s’agit d’une méthode récente qui s’intéresse particulièrement au succès. Elle ne laisse donc aucune place à l’autocratique. Bien qu’elle présente tant d’atouts, cette technique fait face à des difficultés. Elle n’est évoquée dans des séminaires et ouvrages de management que très rarement.

Bien choisir une méthode

La technique de management basée sur la soumission tombe désormais en désuétude. Elle se traduit par le management directif qui consiste à commander pour faire obéir. Elle est malheureusement encore pratiquée au sein de certaines entreprises, même si elle ne répond plus aux attentes actuelles.

Il existe mille et une manières de manager. D’ailleurs, les nouveaux outils et méthodes ne cessent de faire leur apparition. Toutefois, la plupart d’entre eux ne sont que des formes déguisées des anciennes techniques. Trouver la bonne technique de management reste un sujet délicat qu’il ne faut pas prendre à la légère.

D’ailleurs, il s’agit d’un art assez complexe dont la réussite repose sur six piliers. Ils sont constitués de la communication, de la négociation, de l’autorité, de la bienveillance, de charisme et de l’humilité. Le choix d’une bonne méthode de management requiert également la connaissance de soi. Le Manager doit, de ce fait, se poser tant de questions relatives au fonctionnement de son entreprise, ses objectifs et son moteur.

Miser sur sa propre méthode

Chaque manager a sa propre manière d’assurer ses différentes missions. Il prend en charge la gestion d’un budget, mais aussi des hommes et des problèmes. La technique de gestion choisie varie généralement en fonction de ses propres capacités. Il peut ainsi prévoir des améliorations au fil du temps en jouant sur le bon sens.

Sans doute, le management n’est pas une science exacte. Sa réussite repose, toutefois, sur la maîtrise de certaines règles de base. Le manager doit, à titre d’exemple, prêter plus de considération aux gens, sans oublier de les respecter et les reconnaître. La capacité d’écoute s’impose également, tout comme la direction de ses équipes. Il faut encore maîtriser le temps et avoir le sens de l’organisation, etc.

La création d’une société au Delaware est pertinente pour faire de l’optimisation fiscale. Cet État est l’un des meilleurs au monde en termes d’opportunités. Parmi elles : pas besoin de tenir et de publier une comptabilité.

Opportunités du Delaware

De nombreux européens choisissent de s’installer dans l’État du Delaware pour pouvoir effectuer leurs opérations immobilières sur les États-Unis. Vous n’avez pas besoin de résider dans cette localité pour y créer une entreprise. Lorsque vous déciderez de passer au montage proprement dit, la première précaution à prendre consistera à choisir le modèle dit “LLC”. 

Votre société sera en quelque sorte un hybride entre une société dite en commandite dont le capital est fractionné en actions et une entreprise totalement commerciale.

Avantages légaux

Pour la création d’une entreprise au Delaware, la structure LLC dispose de nombreux avantages. Elle offre une relative protection aux biens appartenant de façon individuelle aux propriétaires de l’entreprise. Ils ne risquent pas d’être saisis si les finances de l’entreprise sont engagées par une créance.

De plus, l’entreprise que vous allez créer ne subira aucune restriction commerciale communément appliquée aux entreprises créées dans les autres États américains.

La structure “LLC” permet à une personne physique ou à un groupe de personnes physiques qui en ont la propriété de bénéficier des avantages des entreprises offshore.

Cela implique de ne pas payer de taxes sur l’ensemble des bénéfices produits par les activités de la société. Cela est possible à condition que les activités soient exercées hors des États Unis d’Amérique. Le plus souvent, les personnes ayant fondé des “LLC” n’ont pas la nationalité américaine et ne résident pas dans le pays. En revanche, afin de créer votre société, vous devrez payer un impôt unique de 250 dollars américains. 

Avantages pour les partenariats

L’organisation des rapports entre votre entreprise et des partenaires est simplifiée si vous êtes installé dans le Delaware. De nombreux prestataires vous accompagneront volontiers pendant le processus de mise en place de votre société.

Utiliser l’expérience de ces experts en création de sociétés offshore est une bonne idée, cela vous évitera de commettre des erreurs dues à votre inexpérience.

Être un bon manager ne s’apprend pas sur le tas. Certains passent par des années de cours pour ce faire. Mais outre les techniques managériales conseillées par les experts et l’accompagnement d’une entreprise de management spécialisée, vous devez également avoir une certaine manière d’agir au quotidien. Le but étant de booster la productivité de vos collaborateurs. Voici notamment quelques conseils pour ce faire.

1.     Repensez vos phrases

Un bon manager doit savoir bien formuler ses phrases. Le choix de vos pronoms personnels notamment est déjà un détail important pour stimuler la créativité de vos employés. Au lieu du « vous », utilisez le « nous » ou le « on ». Vous ne devez pas vous mettre à l’écart, mais avancer avec votre équipe. Un bon manager n’est pas seulement celui qui donne des ordres du haut de son tour d’ivoire.

Évitez également le ton impératif. Formulez vos phrases de manière à faciliter la compréhension du message que vous souhaitez envoyer. Soyez convivial et agréable, mais avec un ton sérieux qui impose tout de même le respect.

2.     Intégrez-vous

Vous devez aussi vous intégrer parmi vos collaborateurs. Raison pour laquelle d’ailleurs généralement un manager commence par le bas de l’échelle. Ainsi, vous aurez moins de mal à comprendre les besoins et les difficultés auxquelles doivent faire face vos employés.

Attention toutefois, il faut mettre certaines limites dans les relations que vous avez avec vos employés. Vous vous intégrez dans les projets pour suivre leur évolution, mais vous n’êtes pas pour autant leur meilleur ami. Il faut trouver le bon équilibre et respecter une certaine hiérarchie.

3.     Ayez le sens de l’écoute

Évitez les pressions quotidiennes. Exit les ordres de 8 heures du matin jusqu’au soir. Ce sont les meilleurs moyens afin de décourager votre équipe. Au contraire ! Si vous avez le sens de l’écoute, vous devriez avoir de meilleurs résultats, et ce, sur le long terme.

N’oubliez pas que les réunions et les séances de briefing sont des moments de partages. Vous devez écouter les arguments des autres et étudier toutes les possibilités pour prendre les meilleures décisions possible. Vous devez aussi écouter les griefs de vos employés et leur proposer des solutions pérennes et rapides pour y remédier afin de leur donner un cadre de travail plus agréable.

4.     Soyez organisé

Enfin, un bon manager est celui qui sait le mieux s’organiser. Vous devez avoir un planning précis pour chaque projet. Mais attention, il ne faut pas non plus avoir un cadre de travail quasi militaire. Prévoyez toujours des délais supplémentaires pour pallier d’éventuels retards. Ceci vous évitera des embarras auprès des clients et vous permettra de garder le contrôle, sans mettre la pression sur vos salariés.

Les erreurs ne sont pas fatales si elles sont commises par inadvertance et ignorance. Toutefois, si vous êtes à la tête d’une équipe, il est quand même important de connaitre les points importants pour être un bon manager. Vous pouvez déjà éviter les erreurs de débutant en matière de management pour vous faire respecter par vos collaborateurs. Découvrez ces erreurs et profitez de cette connaissance pour vous améliorer.

La perte de contrôle sur votre équipe

En tant que manager, vous vous mettez une pression pour tout contrôler. Ce n’est pas la bonne attitude à adopter, car vous serez vite dépasser par les événements et par les charges de travail que vous entreprenez. Pour être un bon manager, vous devez faire confiance à chaque membre de votre équipe. Vous devez savoir déléguer les tâches et de demander conseil au besoin. Sachez que chaque personne sous votre aile est différente et elle possède leur propre façon de venir à bout d’un problème au travail. Vous n’allez pas leur donner votre autorité, mais ils peuvent participer à leur niveau pour résoudre le problème. Soyez juste envers votre équipe, vous leur laissez un peu de liberté tout en les cadrant en même temps. Il faut savoir poser les limites et laisser la liberté, et ce au bon moment. C’est le défi quotidien d’un manager compétent, il doit toujours voir dans chaque situation l’équilibre. Vous pouvez communiquer clairement avec votre équipe en leur expliquant les règles à chaque nouveau défi. C’est ainsi que vous allez devenir un bon manager, vous les informez à tout moment de ce qu’il est permis de faire et de ce qui est interdit.

L’oubli de la cohésion au sein de l’équipe

Le facteur humain est le point le plus important dans une entreprise. En tant que manager, vous ne devez jamais oublier cela. Au lieu de vous perdre dans les problèmes courants au travail, vous devez prendre du temps pour créer du lien entre les membres de votre équipe. Vous devez prendre en considération la cohésion de votre équipe au risque de les démotiver ou de les faire vivre une ambiance malsaine au lieu du travail. Avec de bonnes astuces, vous pouvez y remédier rapidement. Il peut s’agir d’une petite réunion régulière entre les membres de l’équipe, de partage d’expériences, d’un séminaire sur la cohésion de groupe et bien d’autres encore.

Ne prenez pas tout à cœur

Vous êtes le manager, vous êtes le pilier et le centre de votre équipe. Il n’est pas rare que vous soyez également la cible de propos malveillants, voire méchants. Vous ne serez plus à l’abri des critiques et ce sera votre lot quotidien en tant que chef d’équipe. Ne faites pas une affaire personnelle de tout ce que vous entendez. Soyez un bon exemple et faites la part des choses, vous ne pourrez jamais plaire à tout le monde. Entre autres, gérez vos émotions et restez toujours professionnel dans vos gestes et vos mots.