La Déclaration sociale nominative (DSN) est une réforme majeure de la gestion des déclarations sociales pour les entreprises et les salariés. Cette mesure vise à simplifier et dématérialiser ces démarches, en remplaçant plusieurs déclarations par une seule transmission mensuelle des données individuelles des salariés. Dans cet article, nous vous proposons un tour d’horizon complet de ce dispositif : ses objectifs, son fonctionnement, ses avantages et ses enjeux.
Les objectifs de la DSN
La DSN a été conçue dans le cadre du choc de simplification initié par le gouvernement français en 2013. Elle poursuit trois objectifs principaux :
- Simplifier : La DSN permet de remplacer jusqu’à 24 déclarations sociales par une seule transmission mensuelle des données individuelles des salariés. Cela permet aux entreprises de gagner du temps et de réduire les coûts administratifs liés à ces démarches.
- Dématérialiser : La DSN repose sur la transmission électronique des données, ce qui évite l’envoi de documents papier et contribue ainsi à l’effort de transition numérique.
- Harmoniser: La DSN vise également à harmoniser les procédures entre les différents organismes sociaux (URSSAF, caisses de retraite, mutuelles…), en instaurant un langage et un format de données commun.
Le fonctionnement de la DSN
La Déclaration sociale nominative repose sur la transmission mensuelle des données individuelles des salariés, directement à partir de la paie. Elle est établie par l’employeur ou son tiers déclarant (expert-comptable, centre de gestion agréé…) et doit être envoyée à chaque échéance de paie, généralement le 5 ou le 15 du mois suivant.
Pour réaliser cette transmission, les entreprises doivent utiliser un logiciel de paie compatible DSN, qui permet d’extraire les données nécessaires au format requis. Ces données sont ensuite transmises aux organismes sociaux via le portail dédié net-entreprises.fr ou MSA.fr pour les employeurs relevant du régime agricole.
Les informations contenues dans la DSN couvrent l’ensemble des événements liés à la vie professionnelle des salariés : embauche, modification du contrat de travail, arrêt maladie, congé maternité, fin de contrat… Elles servent notamment à :
- Calculer les cotisations sociales (URSSAF, caisses de retraite, mutuelles…)
- Gérer les droits à la formation professionnelle
- Établir les statistiques sur l’emploi et les salaires
- Administrer les dispositifs d’aide aux entreprises (exonérations fiscales, crédit d’impôt compétitivité emploi…)
Les avantages de la DSN pour les entreprises et les salariés
La Déclaration sociale nominative présente plusieurs avantages pour les entreprises et les salariés :
- Gain de temps : La DSN permet de réduire considérablement le temps consacré aux déclarations sociales, en remplaçant plusieurs démarches par une seule transmission mensuelle des données.
- Simplification administrative : Grâce à la DSN, les entreprises n’ont plus besoin de remplir et d’envoyer plusieurs formulaires papier ou électroniques à différents organismes. Les erreurs de saisie sont également limitées, puisque les données sont extraites directement de la paie.
- Réduction des coûts : La simplification et la dématérialisation des démarches engendrent une réduction des coûts administratifs pour les entreprises (frais d’affranchissement, d’impression, de stockage…).
- Amélioration du dialogue social : La DSN facilite l’accès aux informations sur les droits sociaux des salariés (formation professionnelle, retraite…) et contribue ainsi à améliorer la qualité du dialogue social au sein de l’entreprise.
- Meilleure fiabilité des données: La transmission mensuelle des données permet une mise à jour plus rapide et plus fiable des informations relatives aux salariés auprès des organismes sociaux. Cela facilite le suivi des dossiers et évite les erreurs ou retards dans le traitement des demandes (prestations maladie, indemnités journalières, retraite…).
Les enjeux de la DSN pour les entreprises et les salariés
La Déclaration sociale nominative est un dispositif ambitieux qui soulève plusieurs enjeux pour les entreprises et les salariés :
- L’adaptation des logiciels de paie : Les entreprises doivent s’équiper d’un logiciel de paie compatible DSN et former leurs collaborateurs à son utilisation. Cette transition peut représenter un investissement financier et humain important, notamment pour les petites structures.
- La protection des données personnelles : La DSN implique la transmission de nombreuses données sensibles concernant les salariés (identité, situation familiale, rémunération…). Il est essentiel que ces informations soient protégées et traitées dans le respect de la réglementation en matière de protection des données personnelles (RGPD).
- L’accompagnement des entreprises : Pour faciliter l’adoption de la DSN, il est nécessaire d’informer et d’accompagner les entreprises dans cette démarche. Des dispositifs d’aide à la prise en main (formations, documentation, assistance téléphonique…) ont été mis en place par les organismes sociaux et les éditeurs de logiciels de paie.
- L’évaluation du dispositif : La mise en œuvre progressive de la DSN depuis 2013 a permis d’évaluer son impact sur les entreprises et d’améliorer le dispositif. Cependant, il est important de poursuivre cette évaluation pour mesurer les bénéfices réels de la DSN en termes de simplification, de réduction des coûts et d’amélioration du dialogue social.
La Déclaration sociale nominative (DSN) est une avancée majeure dans la simplification et la dématérialisation des démarches administratives pour les entreprises et les salariés. Elle permet un gain de temps et une réduction des coûts significatifs, tout en améliorant la qualité du dialogue social et la fiabilité des données. Toutefois, elle soulève également des enjeux importants en matière d’adaptation des logiciels de paie, de protection des données personnelles et d’accompagnement des entreprises. C’est pourquoi il est crucial de poursuivre l’évaluation et l’amélioration de ce dispositif pour en tirer pleinement parti.
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