Le label EcoVadis évalue la performance RSE des entreprises à partir de leurs engagements, de leurs actions et de leurs résultats. Avant de lancer tout processus d’obtention de cette certification, il est donc indispensable de réunir des preuves concrètes sur votre organisation et vos pratiques. Bien que les documents demandés varient selon votre secteur d’activité, la taille de votre entreprise et les thèmes évalués, certaines catégories de justificatifs sont fréquentes et permettent de structurer efficacement votre préparation.
Les politiques qui présentent vos engagements RSE
Les politiques internes de votre démarche RSE présentent les engagements pris par votre entreprise sur les différents thèmes évalués.
Politique environnementale, politique santé et sécurité au travail, code d’éthique, politique achats responsables ou politique relative aux droits humains sont autant d’exemples de documents qu’il est utile de préparer avant une évaluation EcoVadis.
Ces documents doivent être cohérents avec votre activité, datés et applicables au périmètre évalué.
Les procédures qui montrent comment vos engagements sont appliqués
Une politique décrit une intention. Une procédure explique comment cette intention est appliquée au quotidien.
Parmi les documents utiles pour une évaluation EcoVadis, on retrouve par exemple des procédures pour la gestion des déchets, l’évaluation des fournisseurs, la prévention des risques professionnels ou encore le traitement des alertes éthiques (corruption, conflits d’intérêts, harcèlement, discrimination, atteintes aux droits humains, pratiques commerciales déloyales, etc.).
Même si leur format varie d’une entreprise à l’autre, ces procédures démontrent que la démarche RSE ne repose pas uniquement sur des engagements de principe.
Les plans d’action et preuves de déploiement
EcoVadis évalue également les actions réellement mises en place par votre entreprise. Préparez donc les documents qui montrent les démarches engagées et les différents indicateurs de suivi RSE :
- Plans d’action RSE,
- Supports de sensibilisation ou de formation,
- Preuves de formation des collaborateurs,
- Comptes rendus de suivi d’actions (consommation énergétique, déchets, accidents du travail, etc.),
- Rapports d’audits internes : ils apportent une preuve utile pour démontrer votre démarche d’amélioration continue.
Les certifications et évaluations pertinentes
Certaines certifications peuvent renforcer votre dossier lorsqu’elles sont directement liées aux thèmes évalués. C’est notamment le cas d’ISO 14001 pour le management environnemental ou d’ISO 45001 pour la santé et la sécurité au travail.
Les supports de communication interne
Enfin, pensez aux documents qui montrent que vos engagements sont connus des collaborateurs : livret d’accueil, supports de formation, communications internes ou pages intranet.
La préparation d’une évaluation EcoVadis demande du temps et une bonne organisation. Si vous souhaitez structurer la démarche RSE de votre entreprise ou mobiliser vos équipes sur le sujet, un accompagnement externe peut vous aider à clarifier vos priorités et rassembler les preuves utiles afin de mieux préparer votre évaluation.